spiegels-2x

Prioriteiten stellen is keuzes maken

De derde eigenschap zoals beschreven door Stephen Covey is volgens mij de belangrijkste voor een leidinggevende. Hoe kun je dat wat je wilt bereiken ook in de praktijk uitvoeren? Hoe zit het met je discipline om dat wat het belangrijkste is als eerste te doen en niet te vervallen in uitstelgedrag?

Je tijd is iedere dag beperkt, hoe besteed je deze zo goed en effectief mogelijk aan dat wat belangrijk is om te bereiken wat je wilt. Het gaat om het organiseren van je werk en het uitvoeren ervan op basis van jouw prioriteiten. Hoe voeg je de daad bij het woord en laat jij je niet afleiden door allerlei zaken die misschien wel dringend zijn, maar niet belangrijk.

Onderstaande prioriteitenmatrix geeft een goed beeld van de gemiddelde tijdsbesteding

Dringend Niet dringend
Belangrijk Kwadrant I

  • Crises
  • Urgente problemen
  • Projecten met een deadline
Kwadrant II

  • Voorbereidingen
  • Werken aan relaties
  • Nieuwe mogelijkheden Lange termijn planning
  • Ontwikkeling

 

Niet belangrijk Kwadrant III

  • Interrupties door ongepland bezoek of telefoon
  • Een groot deel van de mail, sommige post of rapporten
  • Sommige vergaderingen
  • Onduidelijke toekomstige kwesties

 

 

Kwadrant IV

  • Geklets en geneuzel
  • Sommige mail en post
  • Sommige telefoontjes
  • Twitter
  • Facebook

 

Wanneer je effectief werkt en voldoende tijd besteed aan kwadrant II, zorg je er voor crises en urgente problemen te voorkomen. Je reserveert meestal geen tijd voor activiteiten uit kwadrant II omdat het niet dringend is en daar zit hem precies de crux. Door hier wel tijd voor te reserveren in je agenda,  je wel voor te bereiden en te werken vanuit een lange termijn plan zorg je voor meer evenwicht en kun je veel plezieriger werken.

Hoe kun je nu meer tijd krijgen voor belangrijke zaken die niet dringend zijn? Tijd winnen doe je in eerste instantie door naar kwadrant III en IV te kijken. Het is vooral een kwestie van keuzes maken en nee leren zeggen tegen werk dat dringend lijkt, maar het niet is.

Wanneer je goed weet wat jij belangrijk vindt, wat je persoonlijke kompas  is en wat je in je werk wilt bereiken, zal het heel normaal en natuurlijk voelen bezig te zijn met activiteiten uit kwadrant II.

Er zijn genoeg planningsinstrumenten beschikbaar. Belangrijk is het dat jij eentje kiest die past bij jouw manier van werken.

Wat ik aan het begin van iedere week doe is het maken van een planning per dag waar ik mijn tijd aan besteed. Vooruitkijkend naar de dingen die op tijd af moeten zijn en tijd reserveren voor nieuwe projecten en acquisitie. Wanneer ik tijd over heb op een dag en dat gebeurt regelmatig kan ik opnieuw kiezen wat ik met deze tijd doe. Een bezoekje aan mijn moeder of schoonmoeder, even de stad in, onze harige katten een kambeurt geven, in de tuin werken  óf verder werken aan mijn plan voor volgend jaar. Ik heb telkens opnieuw de keuze.

Hoe zit het met jouw keuzes? Wil je er meer over lezen?

Bestel het boek

 

Reacties

  1. Claas Frankena zegt:

    Prioriteiten stellen is focussen.
    Focussen op wat je wilt bereiken.
    Maak het concreet, maak er een mooi plaatje van, hoe zal het voor je zijn als je het bereikt hebt, hoe zal het voelen, wat zal je horen?
    Wat wil je wél bereiken en laat de rest lekker los…

Laat wat van je horen

*

*
= 5 + 4